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Introducción a las Tablas Dinámicas de Microsoft Excel (Parte I)

Las tablas dinámicas son una poderosa herramienta incluida en Microsoft Excel que se utiliza para automáticamente agrupar, sumar, contar, promediar y cruzar la información contenida en una hoja de cálculo o en una fuente de datos externa, como puede ser una base de datos. Las tablas dinámicas constan de cuatro áreas como se muestra en la siguiente imagen; a continuación explicamos el funcionamiento de cada una de ellas. 


  1. El Área de Filtros: en este área colocamos los campos que deseamos utilizar para filtrar la información que estamos analizando. El hecho de colocar un campo en este área no filtra la información automáticamente, debemos seleccionar él o los valores que deseamos filtrar. Es opcional colocar campos en este área, si no colocamos ninguno no se aplica ningún filtro.
  2. El Área de Etiquetas de Columnas: en este área colocamos los campos que deseamos ver como etiquetas de las columnas. Por lo general colocamos aquí campos cuyos posibles valores sean limitados porque la tabla dinámica se extiende horizontalmente para mostrar todas las opciones, y si se trata de muchas, es muy difícil leer la tabla resultante. También es opcional colocar campos en este área.
  3. El Área de Etiquetas de Filas: en este área colocamos los campos que deseamos ver como etiquetas de las filas. Si agregamos varios campos aquí, Excel agrupa en cascada la información contenida en ellos; esto es válido también para el área de etiquetas de columnas. También es opcional colocar campos en este área.
  4. El Área de Valores: en este área colocamos los campos con la información que deseamos sumar, contar o promediar. De manera predeterminada Excel suma la información contenida en los campos que colocamos aquí, pero podemos establecer qué cálculo deseamos hacer con la opción "Configuración de campo de valor..." que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre este área. 

Para crear una tabla dinámica debemos contar con una hoja de cálculo que contenga la información que deseamos analizar de forma organizada. Cada columna de esta hoja de cálculo contendrá dos posibles tipos de datos: dimensiones o medidas. 

  • Las columnas de dimensiones: contienen información que utilizamos para agrupar, clasificar o filtrar. Algunos ejemplos de la información que encontramos en las columnas de dimensiones son: la fecha, el país, el vendedor, el cliente, el producto y la categoría del producto. En fin, cualquier información que no vayamos a sumar. 
  • Las columnas de medidas: en estas columnas se encuentra toda la información que podamos sumar, contar o promediar. Algunos ejemplos de columnas de medidas son: el precio unitario, la cantidad de ítems, el subtotal, el monto del impuesto y el monto del descuento.
Cada fila de la tabla que contiene la información que vamos a analizar representará un evento o un proceso. Para el ejemplo que utilizaremos a continuación cada fila representa una venta.


Para crear una tabla dinámica en Microsoft Excel con la tabla de ejemplo que se muestra arriba, sólo colocamos el cursor en la primera celda ("Fecha") y luego vamos a Insertar -> Tabla Dinámica, aparece el cuadro "Crear tabla dinámica" y sólo presionamos el botón aceptar. Excel crea una nueva hoja en blanco en donde se puede ver la tabla dinámica y el cuadro "Campos de tabla dinámica" que mostramos a continuación.

Lo único que debemos hacer es arrastrar los campo a las distintas áreas de "Campos de la tabla dinámica" para obtener las respuestas a nuestras preguntas. Por ejemplo, para saber cuál es el total de las ventas que hizo "Francisco Chaves" por categoría de producto, sólo arrastramos el campo "Vendedor" al área de filtros y seleccionamos a "Francisco Chaves". Luego arrastramos el campo "Categoría" al área de filas y por último arrastramos el campo "Subtotal" al área de valores, Excel automáticamente suma los sub-totales por categoría de producto y obtenemos el cuadro que mostramos a continuación.


O si nos interesa saber cuál es el total por producto que hemos vendido al cliente "Compañía A", sólo arrastramos el campo "Cliente" al área de filtros y seleccionamos la "Compañía A". Luego arrastramos el campo "Producto" al área de filas y por último arrastramos el campo "Subtotal" al área de valores, Excel automáticamente suma los sub-totales por producto y obtenemos el cuadro que se muestra a continuación.



Estos son ejemplos básicos de los análisis que puede hacer fácilmente utilizando las tablas dinámicas. Desde el vínculo que aparece abajo puede descargar el libro de Microsoft Excel utilizado para estos ejemplos, descárguelo y comience a experimentar con las tablas dinámicas, una poderosa herramienta de la que seguiremos hablando en próximos artículos.

Ejemplo de Tabla Dinámica - Telencuestas.com.xlsx (27,9KB)

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